Comment et par qui sont encadrés les projets et les équipes du GdP-Lab ?
Le système de gouvernance du GdP-Lab est collégial, léger et simple, il est composé d’un Comité de Coordination assurant le fonctionnement du GdP-Lab en lien avec l’Organisation du MOOC GdP. Ce comité se complète pendant les sessions du GdP-Lab avec les Référents en charge de suivre chaque projet pour former le Comité d’Encadrement.
Comité de Coordination
Il est composé de 3 à 7 personnes, ayant une expérience opérationnelle d’au moins deux sessions en tant que Référent, pour gérer et animer le GdP-Lab.
Le Comité de Coordination est renouvelable tous les 2 ans par moitié, les membres sortants peuvent continuer à participer au GdP-Lab en tant que Référent ou Consultant.
Une liste de rôles est défini pour couvrir toutes les activités nécessaires au fonctionnement du GdP-Lab, les rôles sont distribués au sein du Comité de Coordination, chaque membre du comité s’engage à mettre en œuvre de manière responsable les rôles qui lui sont attribués et qu’il a acceptés.
Les membres du Comité de Coordination ne sont pas Référent d’un projet, sauf quand ils coachent un Référent débutant ou si il y avait un manque de Référent disponible pour une session du GdP-Lab.
Comité d’Encadrement
L’Encadrement est constitué des membres du Comité de Coordination complété par les Référents des équipes projets de la session en cours.
Pour les Référents, il existe une règle équitable pour l’attribution des projets suivis.
Une fois désignés pour suivre un projet lors d’une session du GdP-Lab les Référents s’engagent à participer à une réunion hebdomadaire du Comité d’Encadrement jusqu’à la fin de la phase de Post-mortem des projets pour l’attribution des attestations de réussite.
Chaque réunion du Comité d’Encadrement fait l’objet d’un ordre du jour et d’un compte-rendu, au moins un secrétaire de séance est désigné à chaque réunion pour réaliser le compte-rendu de réunion.
Le Comité d’Encadrement décide collégialement et objectivement de l’attribution des attestations de réussite aux participants en fin de session en suivant la grille des critères d’’évaluation.
Les Référents
Les Référents représentent le lien indispensable entre une équipe projet et l’équipe d’encadrement.
Ils n’interviennent pas dans les projets mais :
- ils observent le fonctionnement du projet, le travail du groupe,
- ils rappellent les jalons et les livrables obligatoires si le responsable de projet semble les oublier,
- Ils peuvent participer aux réunions de leur équipe projet sur invitation de l’équipe et selon leur disponibilité,
- ils peuvent répondre à des questions concernant l’organisation du GdP-Lab ou donner des conseils sur les outils de gestion sans jamais les imposer.
Un Référent débutant doit toujours être coaché par un Référent expérimenté, ayant au moins participé à 2 sessions en tant que Référent d’une équipe. Un membre du Comité de Coordination peut tenir ce rôle de coach si il n’y a pas de Référent expérimenté volontaire ou disponible.
Lors des réunions du Comité d’Encadrement, les Référents font un point sur l’avancement des équipe encadrées et peuvent s’appuyer sur leurs pairs en cas de difficultés.
Le Référent met à jour les tableaux d’avancement projet et de suivi pédagogique pour son équipe. Ce tableau est le support de l’évaluation finale pour l’attestation de réussite.
A la fin du parcours, ils évaluent le travail de chaque équipier et donnent un avis sur la délivrance de l’attestation de réussite : OUI / NON / Avec réserve. Dans le cas d’un avis négatif ou avec réserve, l’avis sera motivé et inscrit dans le suivi des équipes.
Les Référents s’aide du Guide du Référent pour réaliser leurs activités avec l’équipe d’Encadrement du GdP-Lab. Les documents mis à jour par les Référents sont précisés dans le Tableau de Bord Référents.
Relation avec le MOOC GdP
Un membre du Comité de Coordination est désigné pour assurer la liaison avec l’équipe du MOOC GdP et Rémi Bachelet. Il peut se faire représenter par un autre membre du Comité de Coordination en cas de nécessité.