Encadrement

Comment et par qui sont encadrés les projets, les équipières et les équipiers participants au GdP-Lab ?

Le système de gouvernance du GdP-Lab est léger et simple, il est composé d’un Comité de Coordination assurant le fonctionnement du GdP-Lab et le lien avec l’Organisation du MOOC GdP. Ce comité se complète pendant les sessions du GdP-Lab avec les Référents en charge de suivre chaque projet pour former le Comité d’Encadrement.

Comité de Coordination

Il est composé de 3 à 7 personnes, ayant une expérience opérationnelle d’au mois un an en tant que Référent, pour gérer et animer le GdP-Lab.

Le Comité de Coordination est renouvelé tous les 2 ans par moitié, les membres sortants peuvent continuer à participer au GdP-Lab en tant que Référent ou Consultant.

Un tableau de rôles est défini pour couvrir toutes les activités nécessaires au fonctionnement du GdP-Lab, les rôles sont distribués au sein du Comité de Coordination, chaque membre du comité s’engage à mettre en oeuvre de manière responsable les rôles qui lui sont attribués et qu’il a acceptés.

Les membres du Comité de Coordination ne sont pas Référent d’un projet, sauf quand ils coachent un Référent débutant ou si il y avait un manque de Référents volontaires ou disponibles pour une session du GdP-Lab.

Encadrement

L’Encadrement est constitué des membres du Comité de Coordination complété par les Référents des équipes projets.

Pour les Référents, il existe une règle équitable et écrite pour l’attribution des projets suivis. Les référents déignés pour suivre les projets forme le Comité d’Encadrement.

Une fois désignés pour suivre un projet les Référents s’engagent à participer à une réunion hebdomadaire du Comité d’Encadrement jusqu’à la fin de la phase de Post-mortem des projets pour l’attribution des attestations de réussite.

Chaque réunion du Comité d’Encadrement fait l’objet d’un ordre du jour et d’un compte-rendu, un secrétaire de séance est désigné à chaque réunion pour réaliser le compte-rendu de réunion.

Le Comité d’Encadrement décide collégialement et objectivement de l’attribution des attestations de réussite aux participants en fin de session en suivant la grille des critères d’’évaluation.

Les Référents

Ils représentent le lien indispensable entre une équipe projet et l’équipe d’encadrement.

Ils n’interviennent pas dans les projets mais :

  • ils observent le fonctionnement du projet, le travail du groupe,
  • ils rappellent les jalons et les livrables obligatoires si le responsable de projet semble les oubliés,
  • Ils peuvent participer aux réunions de leur équipe projet sur invitation de l’équipe,
  • ils peuvent répondre à des questions concernant l’organisation du GdP-Lab ou donner des conseils sur les outils de gestion sans jamais les imposer.

Un Référent débutant doit toujours être coaché par un Référent expérimenté, ayant au moins participé à 2 sessions en tant que Référent d’équipe. Un membre du Comité de Coordination peut tenir ce rôle de coach si il n’y a pas de Référent expérimenté volontaire ou disponible.

Lors des réunions du Comité d’Encadrement, les Référents font un point sur l’avancement de l’équipe encadrée et peuvent s’appuyer sur leurs pairs en cas de difficultés.

Le Référent met à jour les tableaux d’avancement projet et de suivi pédagogique pour son équipe. Ce tableau est le support de l’évaluation finale pour l’attestation de réussite.

A la fin du parcours, ils évaluent le travail de chaque équipier et donnent un avis sur la délivrance de l’attestation de réussite : OUI / NON / Avec réserve. Dans le cas d’un avis négatif ou avec réserve, l’avis devra être motivé et inscrit dans le suivi des équipes.

Relation avec le MOOC GdP

Un membre du Comité de Coordination est désigné pour assurer la liaison avec l’équipe du MOOC GdP et Rémi Bachelet. Il peut se faire représenter par un autre membre du Comité de Coordination en cas de nécessité.

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