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Les clés pour motiver et impliquer ses équipiers

Comment reconnaît-on un équipier heureux ? C’est simple : il est motivé par le projet de son groupe et s’engage pour lui. Voici quelques conseils pour créer une dynamique de motivation pour son équipe. Afin de mobiliser chacun des membres d’une équipe et de veiller à leur épanouissement, deux notions clés sont à retenir : la motivation et la stimulation. La motivation correspond à une énergie interne qui pousse à l’action, associée au plaisir. Quant à la stimulation, elle consiste à inciter de l’extérieur quelqu’un à accomplir une action.

Cette pratique doit être constamment renouvelée : dès que les batteries sont à plat, il est nécessaire de les recharger. Et c’est précisément le rôle du chef de projet que d’inspirer ses équipiers pour faire renaître en eux l’envie de s’engager pour le projet. Tâche ardue que de stimuler l’engagement et de rassembler les énergies de son équipe !

1. Créer du lien dans l’équipe pour favoriser un sentiment d’appartenance

Il est très important de construire une culture d’équipe. Pour le chef de projet, l’objectif est de créer un relation conviviale avec son équipe. Il doit pour cela mettre en place une stratégie de communication qui permette à chacun de s’exprimer et de prendre des initiatives.

Un équipier développe son sentiment d’appartenance grâce à la confiance qui lui est accordée. Cette confiance qu’on lui donne passe par une collaboration équilibrée et un travail d’équipe. Ainsi, il est important de s’assurer que chacune des personnes dur groupe projet rempli un rôle précis au sein de son équipe et que ses missions soient clairement définies.

2. Valoriser les compétences

Pour demeurer impliqué et motivé, il est nécessaire pour chacun des membres d’utiliser ses talents mais aussi d’acquérir et de développer de nouvelles compétences. Dans le cas du MOOC GdP les compétences acquises pendant les cours forme une fondation pour la cohésion d’équipe, ce qui explique pourquoi c’est un prérequis pour faire le parcours GdP-Lab. En impliquant chaque équipier selon ses envies sur des apprentissages supplémentaires dans le modules de spécialisation, l’implication sera plus grande au service du projet.

3. Mettre en place un système de feed-back constructif et fixer des objectifs concrets et communs

La rétroaction ou feedback désigne un point régulier, un suivi entre le chef de projet et ses équipiers sur les comportements ou les efforts fournis à changer. Le feedback est donc ici un retour d’informations qui permet d’enrayer dès le départ tous les obstacles éventuels. Le feedback est donc un moyen pour le chef de projet de voir de haut en bas et de bas en haut ce qui se passe entre chaque personne de son équipe. Le feedback est donc un outil qui lui permet d’y voir plus clair et d’éviter toute amertume, colère ou rancœur qui entraînerait des conséquences néfastes sur l’équipe projet.

Le feedback va permettre de constater si les objectifs sont atteints. S’il y a un écart avec les prévisions, ce système permettra de positiver et de réaliser un plan d’actions pour y remédier. Afin de créer la cohésion, fixer des objectifs concrets et communs qui suscitent l’implication de tous.

4. Favoriser la prise d’initiatives

Pour que des idées nouvelles apparaissent il faut conduire les équipes à être force de propositions et c’est là un des talents du chef de projet.

En favorisant la prise d’initiatives, les appréhensions pourront être dépassées et les équipiers oseront s’ouvrir, affirmer leur point de vue et ainsi faire preuve de créativité.

5. Faire projet commun !

Le projet est la source de la créativité et de la cohésion, il est important de faire adhérer tous les équipiers au finalités du projet et à ses objectifs.

Les équipiers doivent savoir précisément où ils vont et comment ils y vont. Il faut définir précisément les champs parmi lesquels il bénéficie d’une marge d’autonomie et qui constituent l’espace de cette prise d’initiatives. Déterminer, avec les équipiers, des objectifs et des indicateurs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis pour le projet. Ne pas oublier non plus d’accompagner tout au long du projet la prise d’initiatives et de la montée en compétences.

Méthode Sandwich

Avez-vous déjà évalué quelqu’un ?

Il n’est pas nécessaire d’être en position d’autorité, comme chef d’équipe ou manager, pour le faire. Selon les différents rôles que vous jouez au quotidien, vous avez probablement déjà eu à fournir toutes sortes d’évaluations. En effet, en tant que parents, enseignants, équipier, collègues ou amis, nous sommes souvent appelés à donner notre opinion.

Il n’est pas toujours facile d’exprimer le fond de sa pensée, particulièrement si l’on doit formuler des commentaires négatifs. Quand vient le temps de la rétroaction, même un gestionnaire doit faire preuve de délicatesse et commencer par faire ressortir les points positifs de l’employé. L’objectif est d’éviter de blesser la personne et de s’assurer que la rétroaction est constructive et entraînera une amélioration des points faibles de votre interlocuteur.

Donner son opinion n’est pas toujours chose facile

Imaginez qu’un bon ami qui essaie de perdre du poids vous demande : « Trouves-tu que je parais plus mince ? » Si vous avez l’impression qu’il n’a pas perdu de poids ou qu’il en a encore beaucoup à perdre, comment vous y prendrez-vous pour le lui dire sans le blesser ?

Supposons qu’on vous demande votre avis sur un plat préparé par un collègue. Si vous n’aimez vraiment pas le plat, pouvez-vous simplement dire « Désolé, je déteste ça » ?

Si votre enfant est triste parce qu’il a échoué à son évaluation de natation, ce ne serait pas avisé de lui dire, en apprenant la nouvelle : « Pourquoi n’as-tu pas écouté l’entraîneur ? Les autres passent au prochain niveau et toi, tu dois recommencer celui-ci. »

Finalement durant le GdP-Lab vous serez amenez à donner votre avis sur les documents livrables d’une autre équipe lors de la revue par la pairs ou bien entre équipiers au sein de votre groupe projet. Alors comment allez vous faire pour que celui-ci soit pris en compte sans blesser ?

Méthode sandwich

Cette technique est très utile pour ceux qui ne se sentent pas à l’aise de faire des commentaires négatifs. Il est possible de faire des critiques constructives sans être insultant ou irrespectueux. Cette méthode vous aide à expliquer ce qui doit être amélioré sans trop insister sur les lacunes.

Lorsqu’on utilise la méthode sandwich, on commence par formuler un commentaire positif, que l’on compare à une tranche de pain. Puis, on fait des critiques et des pistes suggestions d’améliorations, qui représentent la viande et les légumes dans le sandwich. Finalement, on essaie de terminer par des commentaires positifs et encourageants, qui sont comme l’autre tranche de pain. C’est pourquoi cette méthode d’évaluation est appelée la « méthode sandwich ».

Chaque fois que vous devez faire une évaluation, il est utile de garder en tête les points suivants :

  • Commencez toujours par dire quelque chose de positif. Par exemple, si ce que vous évaluez est un plat, complimentez la personne sur les efforts qu’elle a mis dans sa préparation. Si c’est un discours, félicitez la personne pour son travail de recherche.
  • Amenez les points négatifs ou à améliorer avec délicatesse. Ne soyez pas brutal.
  • Essayez toujours de terminer par une suggestion de solution d’amélioration amenée en douceur, sans l’imposer.

Vous devez donc commencer par du positif, poursuivre avec le négatif et toujours terminer sur une note positive.

Conclusion

Les critiques ou commentaires constructifs sont importants, particulièrement lorsqu’ils visent l’amélioration et encouragent la correction de lacunes. Ce ne sont pas les commentaires en tant que tels qui comptent, mais la façon dont ils sont formulés. Formuler des commentaires avec délicatesse adoucit la critique. Cette méthode renforce l’amélioration du comportement, ce qui garantit de meilleurs résultats par la suite.

L’évaluation est un art, c’est une compétence d’une grande importance dans notre vie. À vous de décider comment vous menez vos évaluations, pour notre part, dans le GdP-Lab, nous vous recommandons cette Méthode Sandwich.

Tutoriel – Mind Mapping

Ce module de formation provient du MOOC GdP.  Il est destiné à ceux qui veulent améliorer leur efficacité d’apprentissage, de communication et d’analyse des situations complexes par l’utilisation des Cartes Conceptuelles ou des Mind Maps.

Il est important pour synthétiser vos idées dans le cadre de la Gestion de Projet et en particulier pour bien débuter dans le GdP-Lab en particulier pour porter un projet.

Le sommaire et la présentation du cours de Rémi Bachelet :

Au terme de cette formation, vous serez capable de :

  • Caractériser une carte conceptuelle,
  • Reconnaître les types de cartes et raisonnements associés,
  • Appliquer un processus méthodique,
  • Distinguer carte conceptuelle et mind map.

Pour acquérir ces compétences veuillez suivre attentivement chacune des vidéos qui suivent.

Les conseils, la synthèse et la conclusion du cours :

Participation au Direct Live

Pour la participation au Live en direct, vous serez invités les uns après les autres par un email de l’animateur. Vous devez attendre la réception de cet email pour vous connecter au service de vidéoconférence à l’aide du lien intégré dans cet email.

Nous invitons habituellement les projets dans l’ordre de numérotation indiqué sur le tableau de bord des projets :

  • Les premiers invités seront donc les représentants des équipes 1 et 2.
  • Lors du passage de l’équipe 1, nous invitons l’équipe 3.
  • Lors du passage de l’équipe 2, nous invitons l’équipe 4.
  • Et ainsi de suite…

Consignes et comportements

Quelques consignes à respecter pour que cet expérience de communication se déroule au mieux pour tous :

  • Avant de vous connecter, coupez le son de la diffusion sur Youtube ou fermer la fenêtre Youtube, vous n’en aurez pas besoin pendant votre passage.
    • Vérifier aussi votre environnement, limitez les bruits ambiants et les lumières parasites pour une meilleure expérience.
  • Une fois connecté, suivez les diapos sur la fenêtre du service de vidéoconférence, surtout PAS sur Youtube car il y a décalage de quelques secondes.
    • Dès votre arrivée coupez le son de votre micro, faites le aussi lorsque vous ne parlez pas, cela évite les bruits de fond.
    • Un administrateur ou un animateur va vous faire entrer sur le Direct quand ce sera votre tour d’intervenir.
    • Activez le micro quand c’est à votre tour de parler, vous y serez invité par l’animateur.
    • Si vous présentez un diaporama, indiquez à l’animateur de changer de diapo. Attention, il peut y avoir un léger délais à l’affichage, suivez bien la présentation sur le service de vidéoconférence.
    • Votre présentation est limitée à une durée imposée. Cette durée inclue votre présentation personnelle et votre intervention avec votre diaporama. Si vous dépassez cette durée l’animateur ou l’administrateur pourra interrompre votre présentation.
  • A la suite de votre passage, nous vous demandons de vous déconnecter du service de vidéoconférence pour laisser la place à l’équipe suivante.
    • Quand vous êtes déconnecté, vous pouvez reprendre le visionnage du Live sur Youtube sans restriction.

Astuces techniques

Quand vous êtes connecté, pour actionner le micro ou la caméra de l’ordinateur dans service de vidéoconférence, utilisez la petite barre d’outil avec les micro et la caméra en bas d’écran, cliquez dessus pour les activer ou les désactiver.

Si votre liaison réseau est de mauvaise qualité, nous vous conseillons de désactiver la caméra pour privilégier votre participation à l’audio.

La croix sur fond rouge permet de raccrocher pour quitter la vidéoconférence.

Merci de bien suivre toutes ces consignes pour que chacun puisse avoir une bonne expérience de cet exercice de communication en direct et en groupe.

L’équipe de coordination du GdP-Lab

Google drive et ses applications

Il est important de maîtriser une suite bureautique pour travailler en gestion de projet et en mode collaboratif. La suite la plus connue est celle de Microsoft Office, on la trouve très fréquemment en milieu professionnel, mais pour l’exploiter complètement il faut acheter une licence.

L’avantage de la suite bureautique de Google est qu’elle est gratuite pour un usage personnel. Il est conseillé pour son utilisation au sein du MOOC GdP de créer un compte Google avec une adresse Gmail et de choisir le navigateur Google Chrome.

Pour vous familiariser avec cette suite bureautique voici une série de liens d’aide qui vous guiderons dans l’apprentissage et l’usage de ces applications.

Google Drive (Stockage de fichiers)

Avec Google Drive, vous pouvez stocker vos fichiers en toute sécurité, et les ouvrir ou les modifier à partir de n’importe quel appareil. Vous disposez de 15 Go d’espace de stockage gratuit dans votre Drive.

Pour la plupart des types de fichiers, vous pouvez revenir dans l’historique des modifications jusqu’à 30 jours en arrière, identifier ainsi les auteurs des modifications. En cas de problème vous avez également la possibilité de rétablir les versions précédentes des fichiers.

Aide : https://support.google.com/drive/answer/2424384

Applications complémentaires

Créez vos propres fichiers et collaborez avec d’autres personnes. Partagez facilement des documents, et créez en un instant des feuilles de calcul et des présentations, grâce aux applications Docs, Sheets et Slides.

Aide : https://support.google.com/drive/answer/2500820

Google Docs (Traitement de texte)

Avec Google Docs, vos documents prennent vie grâce à des outils d’édition et de mise en page intelligents qui vous facilitent la vie. Faites votre choix parmi des centaines de polices, ajoutez des liens, des images et des dessins.

Aide : https://support.google.com/docs/answer/7068618

Le module complémentaire du MOOC GdP sur les outils en ligne.

Google Sheets (Feuilles de Calcul)

Avec Google Sheets, diagrammes et graphiques colorés font ressortir vos données. Les formules intégrées, les tableaux croisés dynamiques et les options de mise en forme conditionnelle vous font gagner du temps et simplifient vos tâches courantes.

Aide : https://support.google.com/docs/answer/6000292


Le module complémentaire du MOOC GdP sur les outils en ligne.

Google Slides (Présentations)

Google Slides met vos idées en valeur grâce à de nombreux thèmes, des centaines de polices, des vidéos intégrées, des animations et bien d’autres contenus.

Aide : https://support.google.com/docs/answer/2763168


Le module complémentaire du MOOC GdP sur les outils en ligne.

Partage de fichiers

Vous pouvez partager les fichiers et les dossiers que vous stockez dans Google Drive. Lorsque vous partagez un fichier à partir de Google Drive, vous pouvez déterminer si les utilisateurs sont autorisés à le modifier, à le commenter ou uniquement à le consulter.

Aide : https://support.google.com/drive/answer/2494822


Le module complémentaire du MOOC GdP sur les outils en ligne.

Pour pouvoir modifier des fichiers Microsoft Office lorsque vous collaborez avec d’autres personnes, vous devez les convertir au format Google Docs, Sheets ou Slides.

Finalement, suivez le tuto comment partager un document sous forme d’un lien pour que toute personne ayant ce lien puisse faire des commentaires ou des suggestions de modification sur une document Google Drive.

Réunions en ligne

Pour pouvoir collaborer efficacement il faut se réunir et pour cela utiliser des outils de réunion en ligne, dans les outils Google cette application se nomme Hangouts, mais vous pouvez aussi utiliser d’autres solutions gratuites comme par exemple Framatalk.

Travail hors connexion

Même si vous n’êtes pas connecté à Internet, vous pouvez créer, consulter et modifier des fichiers à l’aide des applications comme Google Docs, Google Sheets, Google Slides…

L’avantage de ce mode est que si vous diposez à certains moment d’une connexion limitée vous pourrez continuer à travailler, les données seront ensuite synchronisées.

Aide : https://support.google.com/docs/answer/6388102

Les compétences développées par le MOOC GdP pour votre employabilité

Quelles sont les compétences transversales et comportementales recherchées dans les métiers du numérique ?

Selon une étude APEC de 2018, au-delà de leurs compétences techniques, socle nécessaire, les candidats au recrutement sont attendus sur des compétences plus transversales, sur un état d’esprit. On n’est plus seulement centré sur les compétences techniques du « geek », il faut également des compétences comportementales, nécessaires quand on travaille en mode projet ou lorsqu’il y a une relation client (interne ou externe).

Les compétences principales

Les citations les plus fréquentes dans les annonces de recrutement, quel que soit le domaine, concernent les quatre thématiques suivantes :

  • La rigueur dans le travail et le respect tant des valeurs de l’entreprise que des engagements relatifs aux clients, aux procédures… : « votre rigueur [sera votre] atout », « faire preuve de rigueur », « organisation rigoureuse », « capacité à agir avec précision et exactitude », « respect des règles de l’art », « respect des engagements », « respect des normes », « respecter les délais », « respect des règles », « respect des plannings », « respect des processus, « respect des coûts », « respect des procédures », « reconnu pour votre rigueur », « respect des valeurs », etc.
  • Les qualités relationnelles et de communication : « doté d’un excellent relationnel », « animation de réunions », « excellente communication », « sens du relationnel », « excellentes qualités relationnelles », « communication écrite et orale », « excellentes aptitudes à la communication écrite », etc.
  • La maîtrise de la langue anglaise : « anglais courant », « maîtrise de l’anglais », « bon niveau d’anglais », « anglais technique », « anglais professionnel », « niveau d’anglais opérationnel », « la maîtrise de l’anglais est nécessaire », etc.
  • La gestion de projet et les méthodes agiles particulièrement mentionnées dans le big data : « expérience dans la gestion de projet », « travailler en mode projet », « gestion de projets techniques », « projets en mode agile », « méthodes de gestion de projet », « compétences en gestion de projet », « gestion de projet IT », « expérience significative dans le pilotage de projets », « Scrum master », « contexte agile », « méthodologie Scrum », « développement en mode agile », « équipe Scrum », etc.

Les compétences secondaires

D’autres compétences comportementales sont mentionnées, bien que moins fréquemment :

  • La proactivité et le leadership sont liés aux attendus de l’innovation, de la résolution de problèmes ou de l’amélioration d’outils. Ces compétences sont particulièrement citées pour les postes de chefs de projet : « force de proposition », « esprit d’initiative », « sens de l’initiative », « force de proposition dans la recherche de solutions toujours plus innovantes », « développer et tester des innovations dans les bibliothèques de communication HPC pour les supercalculateurs exaflopiques.
    Votre force de proposition sera un atout majeur », « leadership naturel », « force de proposition sur les choix », « qualités de leadership », etc.
  • La capacité d’adaptation au regard de la vitesse d’évolution des technologies ou encore d’environnements complexes : « ouverture sur des projets complexes », « adaptations techniques », « capacité d’adaptation à des environnements complexes », « réelle ouverture d’esprit », « besoin adaptabilité / souplesse », « aptitude à changer, à évoluer, à faire preuve de flexibilité en fonction d’une situation », etc.
  • La confidentialité relève d’offres émanant d’entreprises ou de leurs sous-traitants travaillant dans des secteurs sensibles ou devant garantir la confidentialité de données personnelles : « le candidat est ouvert au domaine des télécommunications. Il est renseigné sur les normes de sécurité, sur l’actualité des risques en matière de sécurité, sur la confidentialité et le respect du droit des personnes », « Discrétion et confidentialité requise », « Respect de la confidentialité, le poste nécessitant l’accès à des informations pouvant relever du secret de la défense nationale », « Vous savez travailler dans un respect des règles de confidentialité et de non-divulgation d’informations sensibles », « Garantir la qualité, la protection et la confidentialité des données dans le SI Data », « Capacité à être habilité Confidentiel Défense », etc.

Le MOOC GdP et son laboratoire de mise en pratique, le GdP-Lab, développent la majorité de ces compétences très recherchées par les recruteurs.

Source : Apec en partenariat avec l’Observatoire des Métiers des Télécommunications, Les métiers et compétences recherchés dans le cloud, le big data et la cybersécurité, juillet 2018

Google Drive – Partage pour la revue par les pairs

Tutoriel

Dans Google Drive ouvrir le document à partager en tant que propriétaire et cliquer sur le bouton bleu PARTAGER :

Dans la boîte de dialogue ouverte cliquer en bas sur Remplacer par « Tous les utilisateurs disposant du lien » :

Partage Google Drive

Dans la boîte de dialogue faire les actions suivantes :

  1. Ouvrir la liste déroulante pour sélectionner le droit « Commentateur »
  2. Puis Copier le lien pour le déposer dans le presse papier
  3. Et valider sur Terminé

Partage Google Drive avec commentaires

A partir de ce lien les autres utilisateurs pourront uniquement faire des commentaires sur le document partagé ou suggérer des modifications, voici un exemple :

Il est aussi possible de paramétrer le partage du document directement depuis le dossier de Google Drive en cliquant avec le bouton droit sur le nom du fichier et en utilisant l’option Partager :

Petit rappel sur le processus de revue par les pairs du GdP-Lab :